仕事の効率化を進める事を現場で求められています。
その方法の一つに書類の電子化があります。
しかし、変化より前例踏襲を好む勤務校です。
電子機器に弱い先生方が多い中で、その導入はなかなか困難です。
そこで少しずつゆっくりと電子化を進めようと考えています。
職員会議資料は印刷しません
会議資料のPDF化
私の勤務校では今年度中を目標に職員会議のペーパーレス化を行います。
その準備として会議資料をPDF化してきました。
今年度初めから、私が行っています。
今回は各部署・学年ごとに行ってもらいました。
問題なく行ってくれました。
一安心です。
googleドライブの共有は概ね好評
勤務校ではgoogleのアカウントを全員持っています。
会議資料のPDFをgoogleのドライブに入れ、共有をかけました。
先生方にはgmailが届き、ワンクリックでドライブを開けます。
このワンクリックで開けるところが使いやすいところです。
問題はメールを確認する習慣が無い先生方が少なからずいるということです。
何人かの先生から私から
「怪しいメールが届いた」
と言われましたが、この方法は概ね好評でした。
googleのシステムに感動の声
管理職が反応
ドライブの共有で資料を送ったことに管理職が反応しました。
もちろんポジティブな反応です。
「どうやったの？」
息を切らして説明を求めてきたのは校長でした。
パソコンが苦手な管理職は嫌がるの場合もあると思います。
勤務校の校長は興味津々です。
これで情報化を進められそうな手応えを得ました。
スプレッドシートをプレゼンしてみた
マイクロソフト表計算ソフトの「エクセル」に対し、
googleは「スプレッドシート」というソフトがあります。
スプレッドシートはシートの作成や編集の共同作業ができます。
そこで試しに冬休みの勤務計画表を作ってみました。
既にあるエクセルのシートをスプレッドシートで開き、
シートを共有をかけたドライブに入れるだけ。
複数のPCで同時に入力が可能です。
それぞれの入力作業がリアルタイムで反映されます。
反応は上々。
「これすごい！」
導入出来そうな雰囲気でした。
これまでの勤務計画表作成手順
①教頭が個人の計画表を作成、印刷、配布
②各自シートを記入し、教頭に提出
③教頭はシートを見ながら入力
④教務の係りがシートをチェック
⑤勤務計画表を印刷、配布
という手順でした。
この一連の作業に少なくとも２時間はかかっていたということです。
スプレッドシートを使えば、かなり労力を減らすことが出来ます。
それだけで無く、印刷する必要が無くなるので経済的にもお得です。
無理せずに併用することを提案
一気にスプレッドシートでの入力システムを導入すると抵抗と戸惑いが有りそうです。
そこで、スプレッドシートとこれまでの紙への記入方式との併用を提案しました。
強引に進めるより
「気付いたら全部変わっていた」
という方が無難だと判断しました。
実験的に導入してみます。
最後に
便利な道具は沢山有ります。
しかし、導入を焦ると周囲に受け入れられません。
受け入れられない道具は無いのも同然。
上手く浸透させ、業務の効率化を進めたいと思います。
